Meetings and Minutes RequirementsBy

Meetings and Minutes Requirements
By Deborah Sweeney
MyCorporation makes it easy to file your corporate minutes and bylaws for only $59.
Shareholders' Meetings
Every state requires a corporation to have an annual (or regular) shareholders' meeting. This meeting is necessary to elect the Board of Directors and to conduct other regular business (annual reports). Generally, the bylaws specify the timing and location of the annual meetings. Beyond an annual shareholders' meeting, special shareholders' meetings can also be called for extraordinary actions (i.e. mergers, conversions, etc.) by the Board of Directors.

Notice regarding these meetings is imperative, but state laws generally have basic requirements for notice. For annual shareholders' meetings, notice only requires the date, time, and place of the meeting. For special meetings, the purpose of the meeting should be specified within the notice. Generally, notice should be given at least 10 days, but no more than 60 days before a meeting. All voting shareholders must be given notice, but not all shareholders must be present for the meetings. Generally, states give a default quorum requirement of a majority of voting shareholders. However, states do allow corporations to specify within their bylaws their own quorum requirement. Some states do have a minimum (e.g., Delaware allows quorums to be reduced up to one-third of voting shareholders), but other states have no limitations on how many shareholders must be present.

During these meetings, the chair presents different agenda items and the shareholders vote. Agenda items could include appointing directors to the board, removing directors, voting on shareholder initiatives, and board-initiated transactions that require shareholder approval (i.e. mergers, sale of assets, or dissolution). Voting requirements for each of these actions may differ and so each corporation should look to its state to determine the minimum number of votes required for the approval of any action.

Board of Directors' Meetings
The board of directors is responsible for the management of the corporation and so its meetings revolve around that purpose. Typically, directors establish broad policies and objectives for the organization of the corporation; select, support, and review the performance of the chief executive; ensure the adequacy of financial resources; approve the annual budget; assessing to its stakeholders on the corporation's performance; and set its own salary and compensation. Actions that make a fundamental change to the corporation (i.e. mergers, conversions, dissolutions) generally require subsequent shareholder approval. All directors should be notified of any meeting, but not all directors are required to be present at these meetings. The bylaws can specify the quorum requirement for these meetings, but the general default rule is that a majority of directors must be present. For larger corporations (e.g., publicly traded corporation), greater state and federal scrutiny is given. Federal regulation requires greater accountability for various activities conducted by the board. At this point, professional assistance is a necessity.

Minutes
Minutes are an essential part to any meeting and are used as an official account of the decisions made during a board/shareholder meeting. With that said, minutes should remain light. Only information of substance should be included, while extensive details on what was presented excluded. The minutes should also include basic information date, time, and place) as well as the people in attendance (if attendees arrive late or leave early, the minutes should state when an attendee arrived or left with a special note). The agenda items for the meetings, and any voting actions (whether approved or not) should be listed within the minutes. Agenda items should include a brief description of each item, but comments on each agenda item are unnecessary, unless specified by the commentator to be included within the minutes. Voting actions should detail the voting results, including the manner in which individuals voted. Adjournment of a meeting should also be included with the time of adjournment should be listed. Because minutes are used as official documents, participants should be given an opportunity to amend the minutes before making them official.

Wyniki (polski) 1:

Spotkania i minut wymaganiaPrzez Deborah Sweeney MyCorporation ułatwia plików firmy minut i regulamin dla tylko $59. Zgromadzenia Wspólników Każde Państwo wymaga korporacji mają roczny (lub regularnie) zgromadzenia wspólników. To spotkanie jest niezbędne do wybiera zarząd i do prowadzenia innych regularnej działalności (sprawozdań). Ogólnie rzecz biorąc regulamin określa czas i miejsce posiedzeń. Poza akcjonariuszy roczne spotkanie, specjalnego Zgromadzenia Wspólników można również wywołać działań nadzwyczajnych (tj. fuzje, konwersje, itp.) przez Zarząd. Zawiadomienie dotyczące tych spotkań jest konieczne, ale prawa Państwa mają zazwyczaj podstawowe wymagania dotyczące ogłoszenia. Dla akcjonariuszy roczne spotkania ogłoszenia wymaga tylko data, czas i miejsce spotkania. Na specjalne spotkania celem spotkania powinien być podany w ogłoszeniu. Ogólnie rzecz biorąc ogłoszenia powinny mieć co najmniej 10 dni, ale nie więcej niż 60 dni przed spotkaniem. Wszystkie głosowania akcjonariuszy należy ogłoszenia, ale nie wszyscy akcjonariusze musi być obecny na posiedzeniach. Ogólnie rzecz biorąc Państwa podać domyślne kworum wymogu większości głosowania akcjonariuszy. Jednakże Państwa pozwalają korporacji do określenia w ich regulamin ich wymaganie kworum. Niektóre państwa mają minimum (np., Delaware pozwala kworum być zmniejszona do jednej-trzeciej głosowania akcjonariuszy), ale inne Państwa nie ma ograniczenia jak wielu udziałowców musi być obecny. Podczas tych spotkań Przewodniczący przedstawia różne obrad i głosowanie akcjonariuszy. Obrad mogą obejmować powoływania dyrektorów do deski, usuwania dyrektorów, głosowanie akcjonariuszy inicjatyw i transakcje inicjowane przez Zarząd, które wymagają zgody akcjonariuszy (tj. fuzje, sprzedaż aktywów lub rozwiązaniu). Głosowania wymagania dla każdego z tych działań może się różnić i tak każda korporacja powinna wyglądać do stanu ustalenie minimalnej liczby głosów wymagane zatwierdzenie wszelkich działań. Rada dyrektorów spotkań Zarząd jest odpowiedzialny za zarządzanie Corporation i tak jego spotkania obracają się wokół tego celu. Zazwyczaj dyrektorów ustanowienia ogólnych zasad i celów organizacji korporacji; Wybierz, wsparcie i przeglądu realizacji dyrektora naczelnego; zapewnienia adekwatności środków finansowych; zatwierdzanie rocznego budżetu; oceny jej udziałowców korporacji wydajność; i ustawić własne wynagrodzenia i odszkodowania. Działania, które sprawiają, że zasadniczą zmianę Corporation (tj. fuzje, konwersje, likwidacje) zazwyczaj wymaga zgody akcjonariuszy kolejnych. Wszyscy członkowie Rady Nadzorczej powinny być zgłaszane wszelkie spotkania, ale nie wszyscy członkowie Rady Nadzorczej są zobowiązani do uczestniczenia w tych spotkaniach. Regulamin można określić wymaganie kworum na te spotkania, ale domyślną ogólne zasadą jest, że większość dyrektorów musi być obecny. Dla dużych korporacji (np. publicznym obrocie corporation), większe Państwa i federalny kontroli jest podane. Federalnych regulacji wymaga większej odpowiedzialności dla różnych działań prowadzonych przez Zarząd. W tym momencie fachową pomoc jest koniecznością. Minut Minut są istotnym elementem na wszelkie spotkania i są używane jako konto urzędowych decyzji podjętych podczas posiedzenia Zarządu/akcjonariuszy. Z powiedział, że minuty powinny pozostać światła. Tylko informacje o substancji powinny być włączone, podczas gdy szczegółowe informacje o tym, co zostało przedstawione wyłączone. Minut powinno również zawierać podstawowe informacje data, czas i miejsce) oraz ludzi w obecności (Jeśli uczestnicy się spóźniają lub wcześnie, minut powinny określać, kiedy przybył uczestnika, lub w lewo z szczególną uwagę). Porządek obrad elementy spotkań oraz wszelkie głosowania działań (czy zatwierdzone lub nie) powinny być wymienione w ciągu kilku minut. Obrad powinien zawierać Krótki opis każdej pozycji, ale komentarze na temat każdej pozycji porządku dziennego są niepotrzebne, chyba że określone przez komentatora mają zostać uwzględnione w ciągu kilku minut. Głosowanie działania powinny szczegółowo Wyniki głosowania, w tym sposób, w który osób głosowało. Odroczenie posiedzenia powinny być również dołączona czas przerwa powinna być wymienione. Ponieważ minut są używane jako dokumenty urzędowe, uczestników należy możliwość zmiany minuty przed ich oficjalnym.

Wyniki (polski) 3:

Spotkania i minut wymagania
przez Deborah Sweeney
MyCorporation ułatwia plik firmowej minut i przystosowały tylko $59.
Zgromadzeniach akcjonariuszy
każde państwo wymaga corporation w celu ich roczny (lub zwykłe walne zgromadzenie akcjonariuszy. To spotkanie jest niezbędne w celu wyboru Zarządu i do prowadzenia innych zwykłych (sprawozdania roczne). Ogólnie rzecz biorąc,Przystosowały się określ godziny i miejsce corocznych spotkaniach. Poza roczne walne zgromadzenie akcjonariuszy, walne zgromadzenie akcjonariuszy spotkania mogą być również wezwał do nadzwyczajnych działań (np. fuzje, przekształcenia, itd. ) przez zarząd.

Zawiadomienie dotyczące tych spotkań jest koniecznością, ale generalnie mają państwo prawa podstawowe wymagania dotyczące ogłoszenia. Do rocznych zebrań udziałowców.Zawiadomienie wymaga jedynie data, godzina i miejsce spotkania. Na specjalne spotkania, celem spotkania powinny zostać określone w ogłoszeniu. Ogólnie rzecz biorąc, zawiadomienie powinno być złożone co najmniej 10 dni, ale nie więcej niż 60 dni przed posiedzeniem. Wszystkie głosowania akcjonariusze muszą być o tym powiadomione, ale nie wszyscy akcjonariusze powinni być obecni na tych spotkaniach. Ogólnie rzecz biorąc,Kworum państwa podać domyślną wymogu większości głosów akcjonariuszy. Jednakże nie pozwalają na określenie w korporacji przystosowały swój własny kworum. Niektóre stany nie mają minimum (np. Delaware pozwala na zmniejszenie określa kworum nawet o jedną trzecią głosów akcjonariuszy), ale inne państwa nie mają ograniczeń co do liczby udziałowców musi być obecny.

Tych spotkań,Przewodniczący przedstawia różne punkty porządku obrad i głosowania. Punkty porządku obrad może obejmować mianowania członków zarządu do rady nadzorczej, zarządu, głosowanie w sprawie inicjatywy akcjonariuszy, zarządu i zainicjowana przez transakcje, które wymagają zgody akcjonariuszy (np. fuzje, sprzedaż aktywów, lub rozwiązanie).Wymagania w zakresie głosowania dla każdego z tych działań mogą różnić się między sobą i tak powinno wyglądać każde corporation do jego stanu do określenia minimalnej liczby głosów wymaganych do zatwierdzenia wszelkich działań. Rady Nadzorczej

spotkania
rady nadzorczej jest odpowiedzialny za zarządzanie corporation, tak więc spotkania skupiać się wokół tego celu. Zazwyczaj,Członków zarządu ustanawia ogólne zasady i cele w zakresie organizacji corporation; wybrać, wsparcie, oraz przegląd wyników dyrektor naczelny; zapewnienie współmierności środków finansowych; zatwierdzanie rocznego budżetu; ocena dla interesariuszy w korporacji i własne wynagrodzenia i odszkodowania. Czynności zasadnicze zmiany w opodatkowaniu (np.Fuzje, przekształcenia, rozwiązania) wymagają kolejnych akcjonariuszy zatwierdzającego. Wszystkie rady nadzorczej powinien być powiadomiony o każdym spotkaniu, ale nie wszyscy dyrektorzy mają obowiązek występować w tych spotkaniach. W przystosowały może określić wymagania kworum na te spotkania, ale pole to zawiera ogólny domyślny zasada jest taka, że większość członków zarządu musi być obecny. W większych przedsiębiorstwach (np.Publicznym obrocie corporation), większa stanowych i federalnych kontrolą. Federalnej regulacji wymaga większej odpowiedzialności dla różnych rodzajów działalności prowadzonej przez zarząd. W tym momencie, jest profesjonalna pomoc techniczna jest koniecznością.

Minut
minut stanowią istotną część każdego spotkania i są używane jako oficjalny pod uwagę decyzje podejmowane w trakcie zarząd/zgromadzenia akcjonariuszy. Z tym,Protokół powinien pozostać. Tylko informacje powinny zostać zawarte, podczas gdy obszerne informacje na temat tego, co zostało przedstawione. Protokół powinien ponadto zawierać podstawowe informacje data, czas, i miejsce), jak i na ludzi w obecności (jeżeli uczestnicy dotrą później lub pozostawić przed czasem, gdy państwo protokół powinien danego uczestnika lub lewo za szczególną uwagę).W porządku dziennym posiedzenia, głosu i działania (czy zatwierdzone lub nie) powinny być wymienione w protokole. Punkty porządku obrad powinna zawierać krótki opis każdej pozycji, ale uwag nad każdym punktem porządku dziennego są zbędne, o ile nie zostało to określone przez komentatora do włączenia do minut. Działania powinny być przedstawione do głosowania wyniki głosowania,Łącznie z osobami, które w sposób głosowania. Odroczenie posiedzenia powinny być również włączone do czasu odroczenie powinny zostać wymienione. Ponieważ protokoły są używane jako dokumenty urzędowe, uczestnicy powinni mieć możliwość zmiany minut przed ich oficjalnym.